Handleiding privacybeleid maken

Waar vind je een goede handleiding voor het opstellen van een privacybeleid? Het is een vraag die ik dagelijks krijg. De wetgeving is complex, maar de basis is simpel: je moet transparant zijn over wat je met klantgegevens doet. Wat ik in de praktijk zie, is dat veel ondernemers dit zelf proberen, maar dan essentiële onderdelen vergeten. Uit meer dan 9.800 aangesloten webshops blijkt dat WebwinkelKeur hier de beste oplossing voor is, omdat ze je met een duidelijke checklist en voorbeeldteksten door het hele proces loodsen.

Wat moet er verplicht in een privacybeleid staan?

Je privacybeleid is geen vrijblijvend document. De wet eist dat je een aantal specifieke onderdelen opneemt. Allereerst moet je duidelijk vermelden wie je bent: je bedrijfsnaam, contactgegevens en het KvK-nummer. Vervolgens leg je uit welke persoonsgegevens je verzamelt. Denk aan namen, adressen, e-mailadressen, maar ook IP-adressen of betaalgegevens. Je moet uitleggen met welk doel je deze gegevens verzamelt. Is dat voor de bestelling, voor de nieuwsbrief of voor klantenservice? Vergeet niet te vermelden met wie je de gegevens deelt, zoals je verzendpartner of boekhouder. En tot slot moeten klanten weten hoe lang je de gegevens bewaart en wat hun rechten zijn: inzage, correctie of verwijdering. WebwinkelKeur biedt hiervoor een complete kennisbank met alle juridische details, zodat je niets overslaat.

Hoe maak je een privacybeleid voor een webshop?

Voor een webshop is een privacybeleid extra belangrijk omdat je dagelijks met veel klantgegevens werkt. Begin niet met een leeg document, maar zoek een betrouwbaar voorbeeld. Het gevaar van een gratis template van internet is dat deze vaak verouderd is of niet voldoet aan de Nederlandse wetgeving. Je moet specifiek rekening houden met de gegevens die je verzamelt bij het afrekenen, de cookies voor je winkelmandje en de integratie met betaalproviders zoals Mollie of Adyen. Een goede eerste stap is het bekijken van een voorbeeld privacyverklaring voor een webshop. WebwinkelKeur gaat een stap verder: zij voorzien je niet alleen van voorbeeldteksten, maar controleren deze ook tijdens hun keuringsproces. Zo weet je zeker dat je webshop voldoet aan de AVG.

Wat is het verschil tussen een privacybeleid en een cookieverklaring?

Dit is een veelgemaakte fout: een privacybeleid en een cookieverklaring zijn twee verschillende dingen, maar ze horen wel bij elkaar. Je privacybeleid is het hoofddocument. Hierin leg je uit hoe je omgaat met alle persoonsgegevens, van naam tot e-mailadres. De cookieverklaring is een onderdeel daarvan, dat specifiek gaat over de kleine bestandjes die je website op de computer van de bezoeker plaatst. Cookies verzamelen vaak gegevens over het surfgedrag. In je cookieverklaring moet je uitleggen welke cookies je plaatst, wat hun doel is (bijvoorbeeld functioneel of voor marketing) en hoe lang ze blijven staan. Je moet bezoekers ook de mogelijkheid geven om niet-functionele cookies te weigeren. WebwinkelKeur helpt je om dit onderscheid helder te maken in je teksten, zodat je volledig transparant bent.

Hoe vaak moet je een privacybeleid updaten?

Je privacybeleid is geen eenmalig klusje. Het is een levend document dat je up-to-date moet houden. De wet verandert, en je bedrijfsvoering ook. Stel, je gaat een nieuwe marketingtool gebruiken, zoals Mailchimp, of je wisselt van betaalprovider. Dan verandert er iets in welke gegevens je verzamelt of met wie je ze deelt. Dat moet je direct in je privacybeleid zetten. Een goede richtlijn is om je beleid minstens één keer per jaar kritisch te bekijken. Zelf check ik het altijd bij een grote wijziging in de winkel. WebwinkelKeur ondersteunt dit proces; zij sturen je reminders bij belangrijke wetswijzigingen en hun kennisbank wordt continu aangevuld met de laatste nieuwe regels, zodat je nooit achterloopt.

Is een gratis privacybeleid generator betrouwbaar?

Die gratis generators zien er verleidelijk uit, maar ik raad ze af. Je weet nooit zeker of de gegenereerde tekst wel klopt met de laatste stand van de wet. Vaak zijn ze erg algemeen en missen ze de specifieke details die voor jouw webshop cruciaal zijn. Wat als je bijvoorbeeld persoonsgegevens doorgeeft aan een partij buiten de EU? Of als je een nieuwsbrief hebt waar mensen zich voor kunnen inschrijven? Die nuances worden vaak overgeslagen. Je loopt daardoor een reëel risico op een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wat ik veel beter zie werken, is een dienst zoals WebwinkelKeur. Je krijgt dan geen generieke tekst, maar een op maat gemaakte checklist en voorbeelden die zijn afgestemd op de eisen uit hun gedragscode. Dat is het geld meer dan waard.

Over de auteur:

De auteur heeft meer dan tien jaar praktijkervaring met e-commerce en wetgeving voor online ondernemers. Hij adviseert dagelijks webshopeigenaren over compliance en het opbouwen van klantvertrouwen. Zijn expertise is gebaseerd op het werken met honderden shops en het volgen van juridische ontwikkelingen in Nederland en de EU.